Selskapsbeskrivelse

Er du løsningsorientert, serviceinnstilt og positiv? Liker du å jobbe i et dynamisk miljø og elsker å skape struktur? Da er dette muligheten du ser etter!

Vi søker en entusiastisk og serviceinnstilt kollega til rollen som Executive Assistant Procurement hos Vattenfall i Solna.

Du vil støtte Chief Procurement Officer (CPO) og Director Procurement C&S ved å organisere alle engasjementer og utføre administrasjon på en strukturert måte. Dette inkluderer også å jobbe med ledergruppen som rapporterer til CPO og organisere de internasjonale teammøtene. For å lykkes i stillingen må du ha gode analytiske evner, evne til å tenke på flere oppgaver samtidig og være selvmotiverende. Det er et spennende, men også krevende arbeidsmiljø som krever nøyaktighet, integritet og kreativitet.

Jobbeskrivelse

Hovedoppgaver og ansvarsområder:

• Gi administrativ støtte til CPO og Procurement Director C&S
• Organisere, forberede og utføre støtteoppgaver for ledergruppemøter
• Screene samtaler og e-poster for CPO og Procurement Director C&S
• Håndtere telefoner og e-poster for CPO og Procurement Director C&S
• Opprettholde kalendere, planlegge møter og arrangere logistikk for både interne og eksterne møter
• Samle leverandørprofiler
• Opprettholde et ryddig system for korrespondanse og andre dokumenter
• Produksjon av presentasjoner, generell korrespondanse, notater, diagrammer, tabeller, grafer, regneark, osv.
• Opprettholde nøyaktig informasjon som er relevant for interne møter, komitémøter og arrangementer
• Du kan fungere som prosjektleder for spesielle prosjekter, noe som kan omfatte planlegging og koordinering av presentasjoner og informasjon
• Koordinere møter i innkjøpskomiteen/styret, også fungere som sekretær for forretningsområdets innkjøpskomité/styremøter
• Planlegge og organisere arrangementer som møter, reiser, konferanser og avdelingsaktiviteter
• Virke som bindeledd til andre avdelinger

Kvalifikasjoner

• Du er selvgående og har gode evner til å organisere, lede og koordinere
• Du er en allsidig kommunikator med utmerkede muntlige, skriftlige og mellommenneskelige kommunikasjonsevner
• Du har evnen til å prioritere arbeidsmengden din, organisere tiden din og håndtere oppgaver effektivt
• Du er proaktiv, lærer raskt og tilpasser deg lett til nye omstendigheter
• Du kan jobbe selvstendig, men trives samtidig med samarbeid og kontakt med kolleger
• Du er dyktig med O365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams osv.)
• Du har evnen til å gjøre research og deretter oppsummere informasjonen på en tydelig måte
• Du har erfaring med organisering av arrangementer
• Du har relevant utdannelse og/eller sekretærutdanning og yrkeserfaring
• Du behersker både engelsk og svensk flytende, både muntlig og skriftlig
• Gjerne, har du kunnskap om eller stor interesse for energisektoren
• Du har erfaring med å jobbe i multinasjonale team og organisasjoner

Tilleggsinformasjon

Stillingens arbeidssted er Vattenfalls kontor i Solna.

Vi tilbyr et utfordrende og internasjonalt arbeidsmiljø og muligheten til å jobbe med noen av de beste innen feltet. Du vil jobbe i tverrfaglige team, og du kan alltid regne med støtte fra engasjerte kolleger, da "Ask and Share"-konseptet er avgjørende for måten vi jobber på. Vi tilbyr attraktive ansettelsesvilkår (smart arbeid, fleksibel arbeidstid og god balanse mellom arbeid og fritid) og muligheter for personlig og faglig utvikling. Klikk her for mer informasjon.

Sikkerheten til Vattenfall og våre ansatte er avgjørende. Av den grunn vil en screening før ansettelse være en del av rekrutteringsprosessen. Screeningen er basert på den rollen du skal fylle i Vattenfall.

For mer informasjon om stillingen og rekrutteringsprosessen er du velkommen til å kontakte rekrutteringsansvarlig Jennifer Wikström jennifer.wikstroem@vattenfall.com.

Fagforeningens representanter i Sverige er Rolf Ohlsson (Akademikerna), Christer Gustafsson (Ledarna), Juha Siipilehto (SEKO) og Anders Bohlin (Unionen). De kan nås via Vattenfalls sentralbord, +46 8 739 50 00.

Vi ønsker din søknad på engelsk senest 2025-03-23. Vi ber om at du ikke sender søknad på annen måte enn via vår hjemmeside.

Vi i Vattenfall er overbevist om at mangfold bidrar til å bygge et mer lønnsomt og attraktivt selskap, og vi ønsker å være en god rollemodell når det gjelder mangfold. Vattenfall arbeider aktivt for at alle ansatte skal ha de samme mulighetene og rettighetene uavhengig av kjønn, etnisitet, alder, kjønnsoverskridende identitet eller uttrykk, religion eller annen tro, funksjonshemming eller seksuell legning. Klikk her for mer informasjon.