Selskapsbeskrivelse

Vattenfall er en av Europas største produsenter og forhandlere av strøm og varme. Våre hovedmarkeder er Sverige, Tyskland, Nederland, Danmark og Storbritannia. Vattenfall-konsernet har ca. 21 000 ansatte. I mer enn 100 år har vi elektrifisert industrier, gitt strøm til hjem og forandret livet gjennom innovasjon. Vi ønsker nå å gjøre det mulig å leve fossilfritt innen én generasjon, og vi driver overgangen til et bærekraftig energisystem.

Jobbeskrivelse

I rollen som Executive assistant vil du bli en integrert del av et samarbeidende team, omgitt av støttende og dyktige kolleger som driver Vattenfalls bærekraftsagenda. Arbeidsmiljøet er dynamisk og preget av høyt tempo, noe som krever presisjon, integritet, kreativitet og evnen til å prestere effektivt under press. Du vil være i stand til selvstendig å drive både kortere og mer kontinuerlige initiativer, f.eks. oppdatere og vedlikeholde Vattenfalls bærekraftsinnhold på nettet og i power point-presentasjoner, koordinere enhetens helse- og sikkerhetsaktiviteter, kjøre benchmarks osv. Derfor bør du være komfortabel med å ta egne beslutninger.

Vi utvikler og forbedrer hele tiden VFs strategi og prosesser, der bærekraft er en integrert del, noe som betyr at du vil være med på å forme VFs fremtidige agenda, med ekstra vekt på sosiale aspekter som menneskerettigheter og konsekvenser av energiomstillingen

Som Executive assistant vil du støtte Vice President Sustainability og Director Sustainable supply chain, ved å organisere alle engasjementer og utføre administrasjonen på en proaktiv og strukturert måte. Dette inkluderer også samarbeid med bærekraftsteamet og organisering av teammøter. Du driver VP Sustainability-kontoret under minimal veiledning med betydelig spillerom for å drive egne initiativer og selvstendig dømmekraft.

Dine oppgaver og ansvarsområder inkluderer:

• Være det betrodde knutepunktet for alle arrangementer som angår bærekraftsdirektøren, inkludert å vedlikeholde kalenderen, administrere e-post, planlegge og prioritere interne og eksterne møter og gjøre de logistiske arrangementene som er nødvendige.
• Støtte direktøren for bærekraftige forsyningskjeder med å administrere kalenderen hennes, planlegge møter og gjøre de logistiske arrangementene som er nødvendige
• Være et skritt foran med å gi nøyaktig informasjon om interne og eksterne møter og arrangementer.
• Prioritere henvendelser og forespørsler, i noen tilfeller svare eller videresende til andre, gjøre vurderinger og anbefalinger for å sikre smidige daglige engasjementer
• Utarbeide og forberede muntlige og PowerPoint-presentasjoner og beslutningsmateriale, støtte med å formulere nøkkelbudskap
• Utføre analyser, benchmarks og forberede presentasjoner for senior interessenter
• Koordinere ledelsesaktiviteter i SF Sustainability Team, inkludert organisering (planlegging, forberedelse og utførelse) av oppgaver knyttet til Sustainability Team-møter (inkl. referatskriving), helse & sikkerhet, og sikre effektive rutiner
• Utføre administrativ støtte, inkludert administrering av faktureringsprosesser, utgiftssporing og avstemminger for bærekraftsavdelingen, og sørge for at økonomiske retningslinjer og prosedyrer overholdes.
• Virke som et bindeledd og gi støtte til bærekraftsteamet

Kvalifikasjoner

Din profil

For å lykkes må du ha god dømmekraft, analytisk kapasitet, evne til å gjøre flere ting på en gang og en drivkraft til å levere. Du er positiv, liker struktur og administrasjon, er interessert i mennesker og sosiale interaksjoner, og har en lidenskap for bærekraft. I tillegg må du være komfortabel med å ta egne beslutninger. Arbeidsmiljøet er dynamisk og tempofylt, og krever presisjon, integritet, kreativitet og evnen til å prestere effektivt under press. Til gjengjeld blir du en integrert del av et samarbeidende team, omgitt av støttende og dyktige kolleger som driver Vattenfalls bærekraftsagenda.

Kvalifikasjoner.

• Tidligere erfaring som lederassistent eller senior teamadministrator med bredt ansvar
• Akademisk grad
• Kompetent med hele Microsoft 365-pakken (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Sharepoint, etc.) og komfortabel med å lage profesjonelle PowerPoint-presentasjoner
• Det er et pluss om du har erfaring med bruk av SAP eller lignende økonomisystemer og er komfortabel med innkjøpsordrer/fakturaer og finansielle prosesser

Som person.

• har du sterke muntlige, skriftlige og mellommenneskelige kommunikasjonsevner.
• Du har evnen til å takle strenge tidsfrister og press
• har du sterke organisasjons- og koordineringsevner.
• har du evnen til å prioritere din egen arbeidsmengde, organisere tid og oppgaver effektivt og være proaktiv.
• Du har evnen til å foreta undersøkelser og assimilere og oppsummere informasjon.
• Du lærer raskt og tilpasser deg lett til nye omstendigheter.
• Du er en lagspiller, men du kan også jobbe selvstendig.

Språk.

Du behersker svensk og engelsk flytende og har erfaring fra å jobbe i multinasjonale team og organisasjoner.

Ytterligere informasjon

Vi tilbyr et utfordrende og internasjonalt arbeidsmiljø og muligheten til å jobbe med noen av de beste innen feltet. Du vil jobbe i tverrfaglige team, og du kan alltid regne med støtte fra engasjerte kolleger, ettersom "Ask and Share"-konseptet er avgjørende for måten vi jobber på. Vi tilbyr attraktive ansettelsesvilkår (smart arbeid, fleksibel arbeidstid og god balanse mellom arbeid og fritid) og muligheter for personlig og faglig utvikling. Klikk her for mer informasjon.

Beliggenhet

Solna

For mer informasjon om stillingen er du velkommen til å kontakte rekrutteringsansvarlig Annika Ramsköld, annika.ramskold@vattenfall.com

For mer informasjon om rekrutteringsprosessen er du velkommen til å kontakte vår rekrutterer Anna Uppström, anna.uppstroem@vattenfall.com

Fagforeningsrepresentanter i Sverige via Vattenfalls sentralbord +46 8 739 50 00. Shahriar Badiei, Akademikerna, Christer Gustafsson. Ledarna, Juha Siipilehto, SEKO, Anders Bohlin, Unionen

Vi ønsker din søknad på engelsk senest 13. mars. Vi ber om at du ikke sender søknader på andre måter enn via vår nettside.