Företagsbeskrivning

Vattenfall är en av Europas största producenter och återförsäljare av el och värme. Våra huvudmarknader är Sverige, Tyskland, Nederländerna, Danmark och Storbritannien. Vattenfallkoncernen har cirka 21 000 anställda. I mer än 100 år har vi elektrifierat industrier, försett hem med el och förändrat livet genom innovation. Vi vill nu göra det möjligt att leva fossilfritt inom en generation och vi driver övergången till ett hållbart energisystem.

Arbetsbeskrivning

I rollen som Executive assistant kommer du att bli en integrerad del av ett samarbetsteam, omgivet av stödjande och kompetenta kollegor som driver Vattenfalls hållbarhetsagenda. Arbetsmiljön är snabb och dynamisk, vilket kräver precision, integritet, kreativitet och förmåga att prestera effektivt under press. Du kommer självständigt att kunna driva både kortare och mer kontinuerliga initiativ, t.ex. uppdatera och underhålla Vattenfalls hållbarhetsinnehåll på webben och i power point-presentationer, samordna enheternas aktiviteter inom hälsa och säkerhet, driva benchmarks etc. Därför bör du vara bekväm med att fatta egna beslut.

Vi utvecklar och förfinar ständigt VF:s strategi och processer, där hållbarhet är en integrerad del, vilket innebär att du kommer att vara med och forma VF:s framtida agenda, med extra tonvikt på sociala aspekter som mänskliga rättigheter och effekterna av energiomställningen

Som Executive assistant kommer du att stödja Vice President Sustainability och Director Sustainable supply chain, genom att organisera alla engagemang och utföra administrationen på ett proaktivt och strukturerat sätt. Detta inkluderar också att arbeta med hållbarhetsteamet och organisera teammöten. Du driver VP Sustainability-kontoret under minimal övervakning med betydande utrymme för att driva egna initiativ och självständig bedömning.

Dina uppgifter och ansvarsområden inkluderar:

• Att vara den betrodda hubben för alla arrangemang som rör Vice President Sustainability, inklusive att underhålla kalender, hantera e-post, schemalägga och prioritera interna och externa möten och göra de logistiska arrangemang som krävs.
• Stödja Director of Sustainable Supply chains att hantera sin kalender, schemalägga möten och göra de logistiska arrangemang som krävs
• Att vara ett steg före med att tillhandahålla korrekt information om interna och externa möten och evenemang.
• Prioritera förfrågningar och förfrågningar, i vissa fall svara eller vidarebefordra till andra, göra bedömningar och rekommendationer för att säkerställa smidiga dagliga åtaganden
• Skapa och förbereda muntliga och PowerPoint-presentationer och beslutsunderlag, stödja med att formulera nyckelbudskap
• Utföra analyser, benchmarks och förbereda presentationer för seniora intressenter
• Koordinera ledningsaktiviteter för SF Sustainability Team, inklusive att organisera (planera, förbereda och utföra) uppgifter relaterade till Sustainability Team-möten (inklusive protokollföring), Health & Säkerhetsrelaterade aktiviteter och säkra effektiva rutiner
• Ge administrativt stöd, inklusive hantering av faktureringsprocesser, utgiftsspårning och avstämningar för hållbarhetsavdelningen, samt säkerställa efterlevnad av finansiella policyer och förfaranden.
• Ansvara som en länk och ge stöd till hållbarhetsteamet

Kvalifikationer

Din profil

För att lyckas måste du ha ett gott omdöme, analytisk kapacitet, förmåga att hantera flera uppgifter och en drivkraft att leverera. Du är positiv, gillar struktur och administration, är intresserad av människor och sociala interaktioner samt har en passion för hållbarhet. Utöver detta måste du vara bekväm med att fatta egna beslut. Arbetsmiljön är snabb och dynamisk och kräver precision, integritet, kreativitet och förmåga att prestera effektivt under press. I utbyte kommer du att bli en integrerad del av ett samarbetsteam, omgivet av stödjande och kompetenta kollegor som driver Vattenfalls hållbarhetsagenda.

Kvalifikationer.

• Tidigare erfarenhet som chefsassistent eller senior teamadministratör med brett ansvar
• Akademisk examen
• Kunnig i hela Microsoft 365-sviten (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Sharepoint, etc.) och bekväm med att skapa professionella PowerPoint-presentationer
• Det är ett plus om du har erfarenhet av att använda SAP eller liknande finansiella system och är bekväm med inköpsorder/fakturor och finansiella processer

Som person.

• har du en stark verbal, skriftlig och interpersonell kommunikationsförmåga.
• har du förmågan att hantera strikta deadlines och press
• har du en stark organisations- och samordningsförmåga.
• har du förmågan att prioritera din egen arbetsbelastning, organisera tid och uppgifter effektivt och vara proaktiv.
• har du förmågan att genomföra undersökningar och assimilera och sammanfatta information.
• Du lär dig snabbt och anpassar dig lätt till nya omständigheter.
• Du är en lagspelare, men du kan också arbeta självständigt.

Språk.

Du talar flytande svenska och engelska och har erfarenhet av att arbeta i multinationella team och organisationer.

Övrig information

Vi erbjuder en utmanande och internationell arbetsmiljö och möjligheten att arbeta med några av de bästa inom området. Du kommer att arbeta i tvärvetenskapliga team och du kan alltid räkna med stöd från engagerade kollegor eftersom "Ask and Share" -konceptet är viktigt för vårt sätt att arbeta. Vi erbjuder attraktiva anställningsvillkor (smarta arbetssätt, flexibla arbetstider och en bra balans mellan arbete och fritid) och möjligheter till personlig och professionell utveckling. Klicka här för mer information.

Lokalisering

Solna

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta rekryterande chef Annika Ramsköld, annika.ramskold@vattenfall.com

För mer information om rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta vår rekryterare Anna Uppström, anna.uppstroem@vattenfall.com

Fackliga representanter i Sverige via Vattenfalls växel +46 8 739 50 00. Shahriar Badiei, Akademikerna, Christer Gustafsson. Ledarna, Juha Siipilehto, SEKO, Anders Bohlin, Unionen

Vi välkomnar din ansökan på engelska senast den 13 mars. Vi ber dig vänligen att inte skicka ansökningar på något annat sätt än via vår hemsida.