Företagsbeskrivning

Är du lösningsorienterad, serviceminded och positiv? Tycker du om att arbeta i en dynamisk miljö och älskar att skapa struktur? Detta är möjligheten du letar efter!

Vi söker en entusiastisk och serviceinriktad kollega för att ta sig an rollen som Executive Assistant Procurement på Vattenfall i Solna.

Du kommer att stödja Chief Procurement Officer (CPO) och Director Procurement C&S genom att organisera alla åtaganden och utföra administrationen på ett strukturerat sätt. Detta inkluderar också att arbeta med ledningsgruppen som rapporterar till CPO och organisera de internationella teammötena. För att lyckas behöver du ha en hög nivå av analytisk förmåga, ett sätt att tänka med flera uppgifter och självmotivation. Arbetsmiljön är spännande, men också krävande, vilket kräver noggrannhet, integritet och kreativitet.

Arbetsbeskrivning

Huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden:

• Ge administrativt stöd till CPO och Procurement Director C&S
• Organisera, förbereda och utföra stödjande uppgifter för ledningsgruppsmöten
• Skärma av samtal och e-post för CPO och Procurement Director C&S
• Hålla kontakt med CPO och Procurement Director C&S;S
• Hålla kalendrar, schemalägga möten och ordna logistik för både interna och externa möten
• Sammanställa leverantörsprofiler
• Hålla ordning på korrespondens och andra dokument
• Produktion av presentationer, allmän korrespondens, memos, diagram, tabeller, grafer, kalkylblad etc.
• Hålla korrekt information relevant för interna möten, kommittémöten och evenemang
• Du kan agera som projektledare för särskilda projekt, vilket kan inkludera planering och koordinering av presentationer och information
• Koordinera möten i upphandlingskommittén/styrelsen, även fungera som sekreterare för affärsområdets inköpskommitté/styrelsemöte
• Planera och organisera evenemang såsom möten, resor, konferenser och avdelningsaktiviteter
• Agera som kontaktperson med andra avdelningar

Kvalifikationer

Personliga egenskaper, Kvalifikationer och erfarenhet

• Du är självgående och har en stark organisations-, lednings- och samordningsförmåga
• Du är en allroundkommunikatör med utmärkt muntlig, skriftlig och interpersonell kommunikationsförmåga
• Du har förmågan att prioritera din arbetsbelastning, organisera din tid och hantera uppgifter effektivt
• Du är proaktiv, lär dig snabbt och anpassar dig enkelt till nya omständigheter
• Du kan arbeta självständigt men trivs med samarbete och kontakt med kollegor
• Du är skicklig med O365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams och etc.)
• Du har förmågan att göra research och sedan sammanfatta informationen på ett tydligt sätt
• Du har erfarenhet av eventorganisation
• Du har relevant utbildning och/eller sekreterarutbildning och yrkeserfarenhet
• Du behärskar både engelska och svenska flytande i tal och skrift
• Gärna, har du kunskap om eller ett stort intresse för energisektorn
• Du har erfarenhet av att arbeta i multinationella team och organisationer

Allmän information

Tjänstens placering är Vattenfalls kontor i Solna.

Vi erbjuder en utmanande och internationell arbetsmiljö och möjligheten att arbeta med några av de bästa inom området. Du kommer att arbeta i tvärvetenskapliga team och du kan alltid räkna med stöd från engagerade kollegor eftersom "Ask and Share"-konceptet är avgörande för vårt sätt att arbeta. Vi erbjuder attraktiva anställningsvillkor (smarta arbetssätt, flexibla arbetstider och en bra balans mellan arbete och fritid) och möjligheter till personlig och professionell utveckling. Klicka här för mer information.

Säkerheten för Vattenfall och dess anställda är avgörande. Av den anledningen kommer en screening före anställning att vara en del av din rekryteringsprocess. Screeningen är baserad på den roll du kommer att ha inom Vattenfall.

För mer information om tjänsten och rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta rekryterare Jennifer Wikström jennifer.wikstroem@vattenfall.com.

Fackliga representanter i Sverige är Rolf Ohlsson (Akademikerna), Christer Gustafsson (Ledarna), Juha Siipilehto (SEKO) och Anders Bohlin (Unionen). De kan nås via Vattenfalls växel, +46 8 739 50 00.

Vi välkomnar din ansökan på engelska senast 2025-03-23. Vi ber dig vänligen att inte skicka ansökningar på annat sätt än via vår hemsida.

På Vattenfall är vi övertygade om att mångfald bidrar till att bygga ett mer lönsamt och attraktivt företag och vi strävar efter att vara en god förebild avseende mångfald. Vattenfall arbetar aktivt för att alla medarbetare ska ha samma möjligheter och rättigheter oavsett kön, etnisk tillhörighet, ålder, könsöverskridande identitet eller uttryck, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning eller sexuell läggning. Klicka här för mer information.